Een eigen EDI-hub: bestellingen en facturen die vanzelf door de keten lopen
Ontdek hoe Before Sales voor Food Brokers een eigen EDI-hub bouwde, waarmee bestellingen en facturen geautomatiseerd heen en weer gaan tussen de supermarktketen, Food Brokers en de leverancier.
Food Brokers: schakel tussen leverancier en schap
Food Brokers handelt in levensmiddelen en zit precies in het midden van de keten: aan de ene kant leveranciers met hun prijslijsten en assortiment, aan de andere kant afnemers zoals supermarktketens die daar hun bestellingen op plaatsen.
Die positie maakt het werk. Wat er in het schap ligt, komt tot stand doordat artikelgegevens, prijzen, bestellingen en facturen kloppend blijven tussen twee partijen die elk hun eigen systemen en hun eigen regels hebben. Precies daar zat de meeste handmatige arbeid.
Bestellingen die als bericht binnenkomen, maar als handwerk verdergaan
Grote retailers wisselen bestellingen en facturen niet uit per mail, maar via EDI: gestandaardiseerde berichten die rechtstreeks van systeem naar systeem gaan. Wie daaraan mee wil doen, moet die berichten kunnen ontvangen, begrijpen en beantwoorden — in precies het formaat dat de afnemer voorschrijft.
Voor een handelsbedrijf zijn er dan twee routes. Je huurt een externe EDI-dienstverlener in, die tussen jou en je afnemer gaat zitten en per bericht afrekent. Of je bouwt het koppelvlak zelf en houdt de regie. Food Brokers koos met ons voor het tweede, omdat de berichten daarmee niet alleen aankomen maar ook meteen op de juiste plek in de eigen applicatie belanden — en omdat er een tweede kant is: dezelfde order moet ook naar de leverancier.
Eén hub als stekkerdoos van de keten
We bouwden een eigen hub met een AS2-verbinding: het transportprotocol waarmee handelspartners versleutelde berichten uitwisselen en elkaar een ondertekende ontvangstbevestiging teruggeven. De hub staat als stekkerdoos tussen de partijen in — er komt een verbinding bij zonder dat de applicatie eromheen verbouwd hoeft te worden.
Aan de afzetkant komt de bestelling van de supermarktketen binnen als ORDERS-bericht en wordt hij automatisch ingelezen als order in de applicatie. De factuur gaat dezelfde weg terug als INVOIC. Beide kanten bevestigen de ontvangst met een APERAK, zodat je zwart op wit hebt dat een bericht is aangekomen in plaats van te moeten hopen.
Aan de leverancierskant loopt dezelfde order door naar de leverancier, en komen bevestiging en inkoopfactuur terug de keten in. In het midden staat de bestaande Food Brokers-applicatie, die de order, de leverings- en inkoopcontrole en de facturatie afhandelt en alles doorzet naar Exact Online. Eén bestelling raakt zo drie partijen zonder dat iemand iets overtypt.
Van overtypen naar controleren
De koppeling draait op de testomgeving en is klaar voor de eerste echte orders. Wat het oplevert zodra hij live gaat:
- Bestellingen van de supermarktketen komen binnen als bericht en staan meteen als order in het systeem
- Facturen gaan automatisch de andere kant op, in het formaat dat de afnemer voorschrijft
- Elke uitwisseling wordt bevestigd, dus geen zoektocht meer of een bericht is aangekomen
- Dezelfde order loopt door naar de leverancier, zonder tweede keer invoeren
- Alles landt in Exact Online, zodat de boekhouding aansluit op wat er in de keten gebeurt
- Een nieuwe handelspartner is een stekker erbij, geen nieuw project
De winst zit vooral in wat er niet meer gebeurt: geen overtypen, geen bestanden heen en weer mailen, geen twijfel of de factuur wel is aangekomen.
EDI zonder externe tussenpartij
De vragen die handelsbedrijven ons het vaakst stellen over een koppeling als deze.
Elektronische gegevensuitwisseling: bestellingen, facturen en bevestigingen die als gestandaardiseerd bericht rechtstreeks van het ene systeem naar het andere gaan. Grote retailers werken al decennia zo. Wil je aan ze leveren, dan is meedoen meestal geen keuze maar een voorwaarde.
Een dienstverlener werkt prima om berichten te vérvoeren, maar rekent per bericht af en levert ze bij je af als bestand — daarna begint het werk pas. Met een eigen hub landt het bericht direct op de juiste plek in je applicatie, houd je zelf de regie over wat er met de inhoud gebeurt, en kost een extra handelspartner geen extra abonnement.
Het verkeer loopt over AS2, het protocol dat handelspartners hiervoor gebruiken: berichten zijn versleuteld en ondertekend, en de ontvanger stuurt een ondertekende bevestiging terug. Daar bovenop komt de bevestiging op berichtniveau, zodat je van elk document kunt aantonen dat het is aangekomen.
Het bouwen is meestal niet de bottleneck. Wat de doorlooptijd bepaalt is de onboarding bij de afnemer: adressen en berichttypen inrichten, de specificatie krijgen en samen testberichten uitwisselen tot beide kanten tevreden zijn. Reken op een traject in weken, niet in dagen.
Ja. De hub is opgezet om hergebruikt te worden: een nieuwe handelspartner of een nieuw berichttype is uitbreiden op wat er staat. We beginnen met een gesprek over met wie je wilt koppelen en welke berichten die partij verwacht.
Moet je aansluiten op de EDI van een afnemer, of tikt iemand bij jou nog bestellingen over uit een portaal? We denken graag mee over een koppeling die past bij je eigen systemen.
Ook zo'n oplossing voor jouw bedrijf?
Neem contact op, dan denken we graag mee over digitale oplossingen die processen stroomlijnen, tijd besparen en klanten ontzorgen.